2,5 millions d’archives médicales regroupées

Localisé au Parc des Forges, à 200 m du pôle logistique, le nouveau « Centre des Archives » des Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS) abrite 50 km de dossiers médicaux transmis par des services qui ne peuvent plus les conserver dans leurs locaux. Au total plus de 2,5 millions dossiers patients sont répertoriés

Localisé au Parc des Forges, à 200 m du pôle logistique, le nouveau « Centre des Archives » des Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS) abrite 50 km de dossiers médicaux transmis par des services qui ne peuvent plus les conserver dans leurs locaux. Au total plus de 2,5 millions dossiers patients sont répertoriés afin de répondre à l’obligation réglementaire de conservation des archives médicales pendant plusieurs dizaines d’années et au besoin de traçabilité des actes aux fins d’informations ou d’études conduites par les praticiens hospitaliers et par l’assurance maladie. L’équipe composée de 20 agents  assure en moyenne 1 750 mouvements par jour et dessert les 80 points de livraison des services de soins.

Ce regroupement marque la dernière étape de la réorganisation entreprise en 1998, pour accompagner la restructuration des HUS et les mouvements des services qui ont entraîné une réduction des surfaces d’archivage interne.

Avec la réalisation de ce centre l’hôpital reprend la maîtrise et la gestion de l’ensemble du cycle de l’archivage. La gestion informatique est entièrement intégrée au Système d’Information des HUS comprenant la traçabilité des opérations (enregistrement de tous les mouvements) et l accès des différents utilisateurs à ces informations. La conservation des dossiers est assurée pour au moins 20 ans grâce à la stabilité du système.

Quant aux médecins et chercheurs ils apprécient les meilleures conditions de travail et des accès plus rationnels.

Archiviste au CHU de Strasbourg, un métier en pleine évolution
La nouvelle configuration correspond aussi à une évolution du métier d’archiviste. A l’expérience acquise par l’équipe du centre des archives sur les besoins des pôles, les exigences et organisation de l’archivage médical) s’ajoute l’acquisition de nouvelles compétences en logistique. Avec la maîtrise d’un nouvel outil aussi vaste que complexe conforte, l’équipe gagne en prestige. Elle est reconnue comme un prestataire interne, fournisseur principalement des secrétariats des pôles de soins.

Les agents du Centre de Archives sont polyvalents pour être responsables de l’ensemble du cycle de l’archivage (Prise en charge – Conservation – Recherche – Livraison). Les tournées de livraison dans les services leur permettent de rester des acteurs à part entière de l’hôpital, en gardant régulièrement le contact avec leurs « clients » des 80 points de livraison (autant que de services de soins).
De la gestion de l’inventaire aux livraisons, l’informatique est partout. Les dossiers sont identifiés par codes à barres et les mouvements enregistrés par lecture de ces codes à l’aide d’appareils mobiles.

Description succincte du magasin
Le magasin comprend 3 zones, dans lesquelles les modalités d’archivage seront différentes ; classées par ordres d’importance de mouvements.

Zone C : environ 15 km – 1 550 mouvements / jour Dossiers placés directement sur des étagères classiques – Accessibles à pied ou par escabeau – 2 niveaux de mezzanine. Zone destinée aux dossiers les plus actifs.

Zone B : environ 25 km – 200 mouvements / jour Dossiers en cartons – Cartons posés sur des étagères jusqu’à 8 m de hauteur – Accès par chariots à nacelle « préparateurs de commandes », filoguidés, à conducteur embarqué. Cette zone est destinée aux dossiers moyennement actifs

Zone A : environ 10 km – 1 à 5 mouvements / jour Dossiers en cartons sur palettes. Palettes placées dans des racks à l’aide de chariots bidirectionnels. Cette zone est destinée aux dossiers « échus » très peu actifs. .

Chiffres clés
50 km de capacité d’archives
5.000 m² de surface
45.000 m3 de volume de stockage
2.500.000 de dossiers inventoriés
1.750 mouvements par jour
80 à 90 points de livraison sur l’ensemble des sites HUS
20 agents
600 dossiers supplémentaires par jour

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