A Rennes, une dématérialisation totale des flux financiers avant l’échéance réglementaire

La loi NOTRE (nouvelle organisation territoriale de la République) du 7 août 2015 prévoyait la suppression totale des échanges papier entre les établissements publics hospitaliers dont les recettes dépassent 20 millions d'euros et la Direction Régionale des Finances Publiques au 1er janvier 2019. Après un peu plus de deux ans de travail, le CHU de Rennes fait partie des tout premiers centres hospitaliers à répondre à cette obligation réglementaire pour l'ensemble de ses flux : dépense, recette et paie. Retour sur les étapes franchies vers le zéro papier.
La loi NOTRE (nouvelle organisation territoriale de la République) du 7 août 2015 prévoyait la suppression totale des échanges papier entre les établissements publics hospitaliers dont les recettes dépassent 20 millions d’euros et la Direction Régionale des Finances Publiques au 1er janvier 2019. Après un peu plus de deux ans de travail, le CHU de Rennes fait partie des tout premiers centres hospitaliers à répondre à cette obligation réglementaire pour l’ensemble de ses flux : dépense, recette et paie. Retour sur les étapes franchies vers le zéro papier.
Le processus de dématérialisation totale des flux financiers, ou de full-démat’, a débuté à Rennes en septembre 2016 avec le changement de protocole d’échange au profit du PES V2 entre le CHU et la trésorerie. Un an plus tard, en novembre 2017, le déploiement du parapheur électronique permettait la signature dématérialisée des bordereaux de recettes. En juin 2018, la dématérialisation de l’ensemble des pièces jointes justificatives des dépenses et recettes, comme la signature des bordereaux de dépenses offraient une avancée supplémentaire.
Restait une ultime étape consistant, cette fois-ci, à dématérialiser l’ensemble des pièces justificatives de paie. Le CHU de Rennes, en lien avec le SIB et le MIPIH (éditeur du logiciel), s’est porté volontaire pour faire partie des premiers établissements de santé à mettre en place une nouvelle version du progiciel métier AGIRH. Ainsi, de façon progressive et sécurisée, en novembre et décembre 2018, toutes les pièces justificatives de paie ont été dématérialisées à leur tour, anticipant ainsi l’échéance réglementaire du 1er janvier 2019.

Moderniser les pratiques

Si la dématérialisation est un sujet réglementaire et très technique, c’est surtout un formidable vecteur de refonte des processus de gestion et de modernisation des pratiques. Certaines tâches sont désormais simplifiées et seront demain automatisées. Elles permettent de recentrer progressivement les professionnels sur des travaux à plus forte valeur ajoutée et d’ainsi revaloriser des métiers de la chaine comptable et financière.
Ce succès a été rendu possible grâce à l’implication de plus de 90 personnes réparties dans 10 directions fonctionnelles du CHU avec le soutien majeur des équipes du système díinformation. Il a aussi été grandement facilité par l’aide apportée par les services du Comptable et de la DRFIP dans le cadre de la convention partenariale des services comptables et financiers 2018-2022.

Un taux de satisfaction supérieur à 80%

Début 2019, plus de 83% des professionnels concernés se déclarent plutôt satisfaits, voire très  satisfaits de cette évolution. Depuis le 26 mars, une brique fonctionnelle d’intégration (nommée "IDF") et le rapprochement automatique des factures sont venus parfaire le dispositif en simplifiant et en automatisant une partie du traitement des factures adressée électroniquement par les fournisseurs sur le portail Chorus Pro (portail de l’Etat recueillant l’ensemble des factures des établissements privés et publics).
Parallèlement, la dématérialisation de l’achat public est bien engagée. La majorité des étapes du processus achat sont dématérialisées grâce à l’utilisation des outils SI déployés (e-order gildas pour les demandes des services, la plateforme Hospitalis pour l’envoi des commandes, la plateforme PLACE pour la réception des pièces de marché). Côté recettes, progressivement le CHU, qui adresse toujours des pièces papier à ses débiteurs, sera amené à déployer le PES ASAP. Ce flux devrait être opérationnel, pour les organismes publics, avant la fin 2019. Enfin, sur le modèle de la fonction publique d’Etat qui s’est donné l’objectif de dématérialiser les bulletins de paie de ses agents d’ici 2020, le CHU de Rennes souhaite s’inscrire dans une démarche proactive pour offrir ce service à ses professionnels dès que possible.
Gestion comptable et financière en chiffres (prévision 2019) :
738 M euros de budget d’exploitation ; 77 M euros de budget d’investissement ;
92 000 factures pour 103 670 mandats (toutes opérations confondues);
1 040 837 titres dont 12 476 titres de recettes diverses.

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